המונחים המרכזיים בעולם ניהול נוכחות, משמרות ושעות עבודה – Attendance.
שעון נוכחות
מנגנון דיווח כניסה/יציאה דיגיטלי דרך מובייל, ווב או קיוסק.
דיווח כניסה/יציאה (Clock-In/Out)
פעולה המתחילה ומסיימת משמרת ומייצרת חותמת זמן לצורך חישוב שעות.
משמרת
טווח זמן עבודה מתוכנן לעובד/ת, לרבות חוקים ייחודיים של הפסקות ושעות נוספות.
סידור עבודה (Scheduling)
בניית לוח משמרות: שיוך עובדים, תבניות, התראות והתנגשות משמרות.
הפסקה
זמן מנוחה במהלך משמרת – יכול להיות מחושב/לא מחושב לשכר לפי מדיניות.
שעות נוספות
שעות מעבר למסגרת העבודה התקנית; מחושבות לפי מדרגות תשלום שהוגדרו.
כלל עיגול (Rounding)
התאמת דיווחי זמן לקירוב שניות/דקות (לדוגמה לכל 5/10/15 דקות).
גרייס
חלון זמן נסבל לאיחור/יציאה מוקדמת לפני סימון חריגה או קנס מדיניות.
גדר גיאוגרפי (Geofence)
אזור עבודה מוגדר על מפה; דיווחים מחוץ לרדיוס ייחסמו/ייסומנו לחריגה.
GPS
אימות מיקום בזמן דיווח נוכחות לשם שקיפות ומניעת דיווחים כוזבים.
קיוסק נוכחות
עמדת טאבלט משותפת לדיווח נוכחות באתר קבוע עם PIN/זיהוי פנים.
זיהוי פנים
אימות ביומטרי למניעת “חבר מדווח”; נשמרת תבנית מוצפנת לפי מדיניות.
ביומטריה
טכנולוגיות זיהוי לפי מאפיינים פיזיולוגיים/התנהגותיים (למשל פנים).
אימות דו־שלבי (2FA)
שכבת אבטחה נוספת בכניסה לחשבון באמצעות קוד חד־פעמי.
SSO
התחברות יחידה באמצעות ספק זהות ארגוני לכלי Attendance והמערכות הנלוות.
RBAC (בקרת הרשאות לפי תפקיד)
ניהול גישה לפי תפקידים: מנהל־על, מנהל, ראש צוות, עובד, חשב שכר.
פרופיל עובד
כרטיס עובד הכולל פרטים אישיים, שייכות ארגונית, תנאי משרה והרשאות.
צוות
קבוצת עובדים תחת מנהל/ת אחד/ת לצורך לוחות משמרות ואישורים.
מחלקה
יחידת ארגון המשמשת לדוחות, הרשאות ומדיניות נוכחות ייעודית.
אתר/סניף
מיקום פיזי שבו עובדים מדווחים נוכחות; ניתן להגדיר חוקים ייחודיים.
פרויקט/מרכז עלות
תיוג שעות לפי פרויקט/לקוח לצורך חיוב, ניתוח עלויות ודוחות ניהוליים.
קוד עבודה (Job Code)
זיהוי פעילות/תפקיד בדיווחי זמן לשיוך עלויות ולחישובים שונים.
דו"ח נוכחות
סיכום שעות עבודה, הפסקות וחריגות לפי עובד/צוות/אתר ולפי תקופה.
דו"ח איחורים
זיהוי כניסות מאוחרות מול לוחות משמרות וכללי גרייס.
דו"ח היעדרויות
ריכוז ימי חופשה, מחלה וחסרות דיווח לטיפול ואישור.
דו"ח שעות נוספות
פירוט מדרגות ושיעורי תוספת לכל עובד לפי חוקים שהוגדרו.
דו"ח פרויקטים
שעות לפי פרויקט/לקוח לצורך בקרה, חיוב ושיפור רווחיות.
חתימה דיגיטלית
אישור אלקטרוני לדו"ח שעות/נוכחות ע"י עובד או מנהל.
אישור דו"ח
Workflow של אישור דו־שלבי/רב־שלבי לדו"חות לפני שכר.
נעילת תקופה
סגירת חודש/שבוע לעריכה לאחר הפקת דו"חות ושילוח לשכר.
תיקון דיווח
בקשה לעריכת כניסה/יציאה/הפסקה בדיעבד עם נימוק ואישור.
בקשת חופשה
תהליך הגשת ואישור ימי חופש/מחלה/אירוע אישי באפליקציה.
יתרות חופשה
מאזן ימי חופשה/מחלה זמין לכל עובד לפי צבירה ומימוש.
צבירת חופשה
חישוב אוטומטי של ימי חופשה לפי ותק/היקף משרה.
חופשה שנתית
ימי חופש בתשלום לפי מדיניות הארגון ודין רלוונטי.
מחלה
היעדרות מסיבה רפואית; ניתן לצרף אישור ולהחיל כללי תשלום.
יום בחירה
יום חופשה מיוחד לפי מדיניות; נרשם ונגרע מהיתרה בהתאם לחוקי הארגון.
חל"ת (חופשה ללא תשלום)
היעדרות ללא תשלום; ניהול תקופות ואישורים במערכת.
עבודה היברידית
שילוב עבודה מהבית ומהמשרד; חוקים ייחודיים לנוכחות ומיקום.
עבודה מרחוק
דיווח נוכחות מחוץ לאתר, לרוב עם אימות מיקום ותנאי אבטחה.
עבודה מהבית
דיווח נוכחות מכתובת ביתית מאושרת, לעיתים ללא GPS אך עם בקרות זמן.
שעות גמישות
אפשרות לכניסה/יציאה בטווח מוגדר תוך עמידה בכמות שעות יומית/שבועית.
בנק שעות
מאגר שעות לזיכוי/חוב שנצבר לאורך זמן ומתאזן לפי מדיניות.
אחוז משרה (FTE)
היקף העסקה יחסי למשרה מלאה לצורך חישובי צבירה ושעות.
שכר שעתי
מודל תשלום לפי שעות עבודה בפועל, כולל תוספות/ניכויים.
שכר גלובלי
שכר קבוע חודשי; נוכחות משמשת לבקרה ולא לחישוב ישיר.
תוספת לילה
תשלום מוגבר לשעות עבודה בלילה לפי מדיניות הארגון.
משמרת לילה
משמרת החוצה חצות או מתנהלת בשעות לילה; חוקים ייחודיים לחישוב.
משמרת שבת/חג
עבודה בימי מנוחה/חגים לפי מדיניות תוספות ותיעוד מיוחד.
ימי חג
לוח חגים ארגוני להשפעה על תזמון משמרות ויתרות.
תקרת שעות נוספות
גבול עליון יומי/שבועי לשעות נוספות למניעת חריגות.
חלונות דיווח
טווחי זמן שבהם מותר לבצע דיווחי כניסה/יציאה/הפסקות.
אימות מיקום
בדיקת התאמה בין המיקום בעת הדיווח לאזורי העבודה המורשים.
חריגת מיקום
דיווח מחוץ ל-Geofence; מסומן לבדיקה/אישור מנהל.
חותמת זמן
תיעוד מדויק של זמן פעולה (כניסה/יציאה/אישור) במערכת.
חותמת מיקום
שמירת קואורדינטות/כתובת בעת הדיווח לצורך ביקורת ושקיפות.
חותמת מכשיר
זיהוי המכשיר/דפדפן שבאמצעותו בוצע הדיווח לצמצום הונאות.
איתור מכשיר פרוץ
זיהוי Root/Jailbreak והגבלת דיווח ממכשירים בסיכון.
מכשירים מורשים
רשימת מכשירים מאושרים לדיווח/ניהול עבור משתמש/אתר.
עבודה לא־מקוונת
דיווחים נשמרים מקומית ומסתנכרנים אוטומטית כשיש חיבור.
סנכרון
יישור נתונים בין מובייל/קיוסק/שרת בזמן אמת או בדיליי.
התראות Push
התראות לאפליקציה: משמרת קרובה, חוסר דיווח, בקשות לאישור.
התראות Email/SMS
שליחת הודעות למנהלים/עובדים לפי טריגרים ודוחות מתוזמנים.
דשבורד בזמן אמת
מסך ניהול המציג נוכחים, מאחרים, חריגות ומדדים מרכזיים.
KPI נוכחות
מדדים כגון שיעור דיווח בזמן, איחורים, שעות נוספות ועמידה בלו"ז.
התנגשות משמרות
שיבוץ כפול/חופף לאותו עובד; מזוהה ומסומן לתיקון.
החלפת משמרות
בקשת עובד להחליף משמרת עם עובד אחר באישור מנהל.
תבנית משמרת
הגדרה חוזרת של שעות ותפקידים ליצירת לוח מהיר ועקבי.
לוח שנה ארגוני
תאריכים מיוחדים, אירועים וחגים המשפיעים על משמרות ועל דוחות.
חגים מקומיים
סט חגים לפי מדינה/עיר המוגדר במדיניות הסידור והשכר.
ייצוא ל-Excel/CSV/PDF
הורדת דוחות/טבלאות לפורמטים נפוצים לשיתוף ועיבוד.
ייצוא לשכר
קבצים תואמי מערכות שכר/ERP להאצת תהליך השכר החודשי.
אינטגרציה ל-ERP/CRM
סנכרון דו־צדדי של עובדים, מחלקות, פרויקטים ושעות עבודה.
API
ממשק תכנות לחשיפה/קליטה של נתוני עובדים, דיווחים ומשמרות.
Webhooks
התראות שרת־לשרת בזמן אמת על אירועים (כניסה, אישור, יצירה).
Rate Limit
מגבלת קצב קריאות ל-API לשמירה על יציבות וביצועים.
אבטחת מידע
נהלים וטכנולוגיות להגנה על סודיות, שלמות וזמינות המידע.
הצפנה בתעבורה (TLS)
אבטחת חיבורי רשת בין לקוח לשרת כדי למנוע ציתות ושיבוש.
הצפנה במנוחה
אחסון נתונים מוצפן בדטהבייס/גיבויים למניעת דליפה.
גיבויים
שמירת עותקי נתונים תקופתיים לצורך שחזור בעת תקלה.
שחזור מאסון (DR)
נהלים להשבת פעילות לאחר אירוע חמור (תקלה, סייבר, אסון טבע).
המשכיות עסקית (BCP)
תוכנית להבטחת תפעול רציף גם בעת אירועים משבשים.
לוג אודיט
רישום פעולות מערכת: מי שינה מה ומתי – לשקיפות וביקורת.
מדיניות שמירת נתונים
כללים למשך ולדרך שמירת נתונים לצרכי תפעול/דין.
מחיקה/השכחה
הסרת נתונים מזהים או אנונימיזציה לפי בקשה/מדיניות.
תאימות פרטיות
יישום עקרונות פרטיות וציות לדינים רלוונטיים ומדיניות לקוח.
מדיניות סיסמאות
חוזק, תוקף וחסימת ניסיונות כדי להגן על חשבונות משתמש.
נעילת קיוסק
הגבלת טאבלט למצב קיוסק ומניעת יציאה לאפליקציות אחרות.
אימות PIN
קוד קצר לזיהוי מהיר בעמדת קיוסק משותפת.
מגבלת IP/Wi-Fi
הגבלת גישה לפורטל/דיווחים מרשתות מותאמות בלבד.
כפיפות מנהלית
מבנה היררכי לקביעת מי מאשר למי ומי רואה את מי.
מאזן שעות
הפרש מצטבר בין שעות נדרשות לשעות בפועל בתקופה נתונה.
חריגות שעות
זיהוי איחורים, יציאות מוקדמות, שעות עודפות וחוסרים.
שעון קיץ/חורף
התאמה אוטומטית של זמני מערכת לשינויים עונתיים באזור הזמן.
אזורי זמן
תמיכה בריבוי אזורי זמן בארגונים גלובליים ודוחות עקביים.
ריבוי שפות
ממשק בעברית/אנגלית ועוד לפי הגדרת הארגון והמשתמש.
נגישות
התאמת המערכת למשתמשים עם מוגבלויות (קונטרסט, מקלדת, ARIA).
תמיכה
סיוע טכני במייל/טלפון/צ׳אט, מדריכים ומרכז עזרה.
SLA
הסכם רמת שירות: זמני תגובה, פתרון תקלות וזמינות מערכת.
פורטל עזרה
מרכז ידע: מדריכים, סרטונים, שאלות נפוצות וטפסים.